Das Bundesministerium der Finanzen hat mit dem Schreiben vom 14.11.2014 "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" dargelegt, welche Anforderungen an IT-gestütze Buchführung zu stellen sind.

Was ist das und wer ist betroffen?

Anzuwenden sind die GoBD bereits ab dem 01.01.2015, die Übergangsfrist endet am 31.12.2016. Betroffen sind so gut wie alle - auch nicht buchführungspflichtige - Unternehmen. Sprechen Sie Ihren Steuerberater auf die Thematik an und erörtern Sie mit ihm die Relevanz für Ihr Unternehmen.

Alle geschäftswichtigen Dokumente, die auf elektronischen Wegen (z. B. per E-Mail) übertragen werden, müssen auch elektronisch archiviert werden. Ausdrucken und in Papierform aufbewahren reicht nicht mehr aus.

Hier einige Beispiele

Sie kündigen ein Zeitschriftenabonnement per E-Mail.
-> Die E-Mail ist archivierungspflichitig

Sie bekommen eine Rechnung als PDF per E-Mail Anhang.
-> Das PDF der Rechnung ist archivierungspflichitig, die E-Mail als reines Transportmittel nicht

Sie scannen eine Tankquittung und legen den Beleg auf dem Datenträger ab.
-> Der Scan ist archivierungspflichitig, selbst wenn der Papierbeleg aufbewahrt wird

Was also tun?

Die E-Mail Archivierung (UMA) von Securepoint bietet eine einfache und rechtssichere Lösung für alle ein- und ausgehenden E-Mails sowie für sonstige elektronische Dokumente. Wir unterstützen Sie gerne bei der Planung und Umsetzung.

Weitere Infos

Bundesministerium der Finanzen: GoBD
Securepoint: GoBD kommt unausweichlich